Opas avoimeen TKI-toimintaan Karelia-ammattikorkeakoulussa

Ennen aineistonkeruuta on tärkeää selvittää, mitä lupia ja suostumuksia aineistonkeruuta varten tarvitaan.

Tutkimuslupa

• Jos tutkimuksen kohteena on jossakin organisaatiossa tapahtuva toiminta (esimerkiksi sairaala, oppilaitos, yritys), tulee organisaatiolta tavallisesti pyytää lupa tutkimuksen toteuttamiseen.
   
• Tutkimuslupaa pyydetään kohdeorganisaatiolta sen määrittelemien käytäntöjen mukaisesti. Useat organisaatiot kertovat lupakäytänteistään verkkosivuillaan. Erityisesti isoissa organisaatioissaa lupien käsittely noudattaa tiettyä kaavaa ja aikataulua, mistä syystä lupapyynnön käsittely voi olla hidasta.
   
• Koulussa tai päiväkodissa toteutettava tutkimus voidaan tehdä ilman vanhempien tai muun huoltajan erillistä suostumusta, jos tutkimusaineistoon ei tallenneta  yksilöityjä tunnistetietoja (nimi,henkilötunnus, osoite), esim. kyselytutkimukset ja havainnointi ilman henkilötietojen keruuta, ainekirjoitusten tai vastaavien käyttö tutkimusmateriaalina. Huoltajien informointi tutkimuksesta on kuitenkin suotavaa. (Lähde: https://www.tenk.fi/sites/tenk.fi/files/media/Kuula-Luumi.pdf
   
• Myös silloin kun tutkimus kohdistuu Karelia-ammattikorkeakoulun henkilökuntaan tai opiskelijoihin, täytyy tutkimuksen tekijän hakea tutkimuslupaa. Lupaa ei tarvita Karelian sisäisessä laadunkehittämistyössä käytettävissä kyselyissä tai vastaavan tyyppisissä tutkimuksissa. Ohjeet tutkimusluvan hakemiseksi opiskelijoille ja henkilöstölle löytyvät opiskelija-Intra Pakista ja ulkopuolisille toimijoille Karelian verkkosivuilta.

Informoinnin perusteella tutkittavien tulee ymmärtää, kuinka heitä koskevia henkilötietoja kerätään, käytetään, luovutetaan, säilytetään ja muulla tavoin käsitellään.

• Henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla käsittelyperuste. Tutkimuksen käsitteleperusteita ovat esimerkiksi suostumus ja  rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän suorittaminen. Suostumuksen tulee olla tietosuoja-asetuksen mukainen. Katso Tietosuojavaltuutetun toimisto ohjeistus.
   
• Tutkittavien informointi on tärkeä osa tutkimusaineiston elinkaarta. Huolellinen informointi ja riittävät suostumukset muodostavat perustan eettiselle ja lainmukaiselle tutkimukselle sekä pitkäaikaisille tutkimushankkeille.

• Informoinnilta edellytetty yksityiskohtaisuus ja laajuus määräytyvät tutkimuksen erityispiirteiden mukaan. Niiden merkitys tulisi arvioida jo osana tutkimuksen etukäteissuunnittelua. Keskeistä on se, onko kyse tunnisteellisesta aineistosta eli aineistosta, josta voidaan tunnistaa esimerkiksi yksittäinen henkilö.
   
• Tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan antaa myös suullisesti, jolloin tutkijan on kuitenkin dokumentoitava, miten hän on tutkittavia suullisesti informoinut.

• Tutkittavien informointi koostuu seuraavista osa-alueista:
  • Yhteystiedot
  • Tutkimuksen aihe ja tavoite
  • Aineistonkeruun toteuttaminen
  • Osallistumisen vapaaehtoisuus
  • Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
  • Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin
  • Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
  • Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen
     
• Tietoarkisto on julkaisut helmikussa 2019 uudistetut ohjeet tutkittavien informoinnista. Ohjeissa otetaan huomioon tietosuojan muuttunut säädösympäristö, erityisesti tietosuoja-asetus. Muuttuneet säädökset asetttavat henkilötietojen käsittelylle uusia vaatimuksia. Tietoarkiston ohjeissa kerrotaan, miten ja mistä tutkittavia informoidaan, kun tutkimuksessa käsitellään heidän henkilötietojaan. Ohjeissa on yksityiskohtaisesti selitetty informoinnin laatuvaatimukset, ajankohta ja sisältö.
  Tutustu ohjeisiin: Tietoarkisto. Informointi henkilötietojen käsittelystä.
• Tietosuoja Kareliassa
• Tietosuojaohjeistukset Karelian intrassa
• Karelian tietosuojapolitiikka (intra)