Raportin teksti täytyy viimeistellä. Hyödynnä Wordin toimintoja kieliasun tarkistuksessa. Kiinnitä huomiota tekstin jäsentelyyn ja ulkoasuun, kieliasuun sekä tyyliin. Seuraavaksi on lueteltu yleisimpiä seikkoja, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.
Asettelu
Sivun ala- ja yläreunassa on vähintään kaksi tekstiriviä. Tarkista, että otsikko ei ole jäänyt yksinään eri sivulle.
Tekstin fontti on Arial kirjasinkoko 12, riviväli on 1,5. Tiivistelmässä ja lähdeluettelossa käytetään riviväliä 1.
Käytössä on vain vasemman reunan tasaus.
Tarkista sivunumerointi. Sivunumerointi tulee sivun oikeaan yläkulmaan. Sivujen laskenta alkaa kansilehdeltä, mutta merkintä on vasta johdantosivulta alkaen näkyvissä lähdeluettelon viimeiselle sivulle saakka. Koko työn sivumäärää ei merkitä sivunumerointiin, vain kyseisen sivun numero.
Tiivistelmä
Tarkista, että työsi tiivistelmä on laadittu Karelia-amk:n opinnäytetyön ohjeiden mukaan ja se on viimeistelty niin, ettei siihen ole jäänyt kieli- eikä asiavirheitä.
Tarkista, että tiivistelmäsivulla olevat asiasanat (3–4) kuvaavat riittävän kattavasti työsi sisältöä. Kovin yleisluontoiset asiasanat, esimerkiksi ”kehittäminen”, on syytä korvata informatiivisilla asiasanoilla.
Otsikot
Raporttisi otsikko on tiivis ja informatiivinen. Muotoile ja viimeistele otsikko niin, että olet kirjoittanut siitä, mitä otsikko lupaa.
Tarkista myös päälukujen ja alalukujen otsikot. Luvun pitää kertoa siitä, mitä otsikko lupaa.
Pääotsikon molemmin puolin on kaksi rivinsiirtoa, alaotsikkojen yläpuolella on kaksi rivinsiirtoa ja alapuolella yksi.
Luku, kappale ja virke
Luvussa on enemmän kuin yksi kappale.
Lukua ei aloiteta luetelmalla, kuviolla, kuvalla tai taulukolla. Otsikon ja näiden väliin tulee aina johdattelevaa tekstiä.
Kappaleessa on enemmän kuin yksi virke. Kappale on tasapainoinen, kun siinä on ideavirkkeen lisäksi riittävästi tukivirkkeitä. Kappalejako auttaa lukijaa hahmottamaan, missä kohden siirrytään asiasta toiseen. Lukeminen on miellyttävää, kun kappaleiden pituus vaihtelee.
Pitkät ja raskasrakenteiset virkkeet ovat lukijalle vaikeaselkoisia.
Tarkista, että jokaisessa kokonaisessa lauseessa on verbi.
Tarkista lauseenvastikkeet; asiatyylisessä tekstissä sivulauserakenne on usein selkeämpi kuin lauseenvastike. Älä käytä pilkkuja lauseenvastikkeen kanssa.
Sanavalinnat, oikeinkirjoitus ja tyyli
Vältä puhekielisiä sanavalintoja, ellei kyseessä ole esimerkiksi suora siteeraus haastattelusta.
Vältä tarpeettomia toistoja. Tärkeiden asioiden toistaminen toimii joskus hyvänä tehokeinona, mutta tautologiaa (saman asian tarpeetonta toistoa) kannattaa välttää.
Kirjoita yrityksen ja yhteisön nimi siten kuin se on yritys- tai yhdistysrekisterissä.
Liitä tarvittavat taivutusainekset lyhenteisiin ja numeroihin. Tekstin ääneen lukeminen auttaa, jos olet epävarma, tuleeko sijapäätettä esimerkiksi tietyn numeroilmauksen jälkeen.
Tarkista pronominien viittaussuhteet: pronomini joka viittaa ainoastaan edeltävään substantiiviseen sanaan. Pronomini mikä viittaa koko edelliseen lauseeseen.
Yhtenäiset käsitteet (termit) kirjoitetaan yhteen, esimerkiksi kaasujousi, luonnonsuojelija, autonkuljettaja.
Raportti kirjoitetaan asiatyylillä, jolloin pyritään tiedottavaan eli objektiiviseen tyyliin. Asiatyylisessä tekstissä tavoitteena on välittää tietoa ja/tai antaa toimintaohje. Vältä markkinoivaa tyyliä.
Opinnäytetyön raporttia kirjoittaessasi huomioi tutkimuksellinen kirjoittamisote. Tekstissä ei saisi esiintyä esimerkiksi seuraavanlaisia ilmaisuja: ”meidän yrityksessämme” tai ”meillä toimitaan näin”, kun puhutaan tutkimuksen kohteena olevasta yrityksestä. Älä käytä raportissa sinä-muotoa.
Välimerkit
Vältä huutomerkin ja kolmen pisteen käyttöä. Ne eivät kuulu tieteellisiin tutkielmiin. Kolmea pistettä voi käyttää vain aineistolainauksien yhteydessä pois jätetyn tekstin merkkinä.
Tarkista pilkut: Pilkku tulee alisteisen sivulauseen eteen. Sivulause alkaa joko
Jo näiden kolmen perussäännön avulla voit tarkistaa pilkutusta melko pitkälle.
Väliviivat
Moniosaiset yhdysilmaukset: esimerkiksi Tutki ja kirjoita -kirja, avaimet käteen -toimitus: välilyönti tulee ennen viimeisen osan yhdysmerkkiä ja lyhyt yhdysmerkki on kiinni jälkimmäisessä sanassa. Tekstinkäsittelyohjelma voi tarjota pitkää ajatusviivaa, mutta muuta se lyhyeksi. Lyhyissä ilmauksissa joissa on yhdysmerkki, esimerkiksi www-sivut, 20-vuotias, tulee lyhyt yhdysmerkki sanojen väliin ilman välilyöntejä.
Rajakohdan ja vaihteluvälin ilmauksissa tulee rajakohdan erottimeksi pitkä vaakaviiva (tai lyhyt yhdysmerkki, jonka molemmin puolin on välilyönti), esimerkiksi sivut 5–10 tai 20 - 30 vuotta. Tekstinkäsittelyohjelma voi tarjota sekä pitkää ajatusviivaa että välilyöntejä samaan ilmaukseen, mutta poista tällöin välilyönnit.
Luetelma
Luetelma muodostuu johdanto- ja luetelmaosasta. Luetelmaosan kaikki osat ovat samanmuotoisia ja ne sopivat muodoltaan johdanto-osan luontevaksi jatkoksi. Tarkista tämä esimerkiksi lukemalla luetelma ääneen.
Johdanto-osaan tulee kaksoispiste, jos se on kokonainen lause tai siinä on jokin kokoava käsite (esimerkiksi "seuraavat periaatteet:"). Muussa tapauksessa ei tule kaksoispistettä. Luetelma päättyy pisteeseen.
Esimerkkejä:
Kirjoittaja voi viitata lähteisiin
Mercedes-Benzin A-sarjassa on monta kiinnostavaa yksityiskohtaa:
Jos luetelman osat ovat kokonaisia lauseita, ne aloitetaan isolla alkukirjaimella, ja jokaisen osan loppuun tulee piste tai kysymysmerkki.
Kirjoittajan kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:
Kuvat, kuviot ja taulukot
Kuvassa, kuviossa ja taulukossa on jatkuva numerointi ja selosteteksti tai otsikko. Nämä tiedot sijoitetaan kuvan, kuvion tai taulukon alapuolelle rivivälillä 1.
Jokaiseen taulukkoon, kuvioon ja kuvaan on viitattu sen numerolla edeltävässä tekstissä. Lisäksi tekstissä on kirjoitettu auki taulukon, kuvion ja kuvan sanoma.
Taulukko-, kuvio- ja kuvateksteissä on tarvittaessa lähdeviitteet ja maininta aineiston käyttöluvasta, ellei se ole tekijän oma aineisto.
Lähteet
Kaikista käytetyistä lähteistä on lähdeviite niin tekstissä kuin lähdeluettelossa.
Tekstin sisäiseksi lähdeviittaukseksi merkitään tekijä (joko henkilötekijä, yhteisö tai työryhmä) + vuosi + mahdolliset sivunumerot, esimerkiksi (Mäkinen 2010, 50–57).
Tarkista loppupisteet tekstin sisäisistä lähdeviittauksista. Yhteen virkkeeseen viitattaessa viite kirjoitetaan sulkeisiin ennen loppupistettä. Useampaan virkkeeseen viitattaessa viimeisen selostetun virkkeen jälkeen on piste, samoin sulkeissa olevan viitteen jälkeen on piste. Piste merkitään tällöin siis jälkimmäisen sulkumerkin edelle.
Käytä suoria lainauksia (lähteitä käyttäessäsi) säästeliäästi. Jos kuitenkin lainaat sanatarkasti tekstiä lähdeteoksesta, merkitse lähdeviitteen lisäksi lainatun tekstiosuuden molemmin puolin lainausmerkit. Yli kolme kokonaista tekstiriviä pidemmät siteeraukset sisennetään ja riviväliksi tulee 1. Tällöin voit jättää pois lainausmerkit. Laadullisessa tutkimuksessa voi olla runsaasti suoria aineistolainauksia ja ne on tarkoituksenmukaista sisentää.
Jos haluat selittää lukijalle esimerkiksi jonkin harvinaisen termin, alaviite on tähän tarkoitukseen käyttökelpoinen.
Lähdeluettelossa on tarkat julkaisutiedot jokaisesta lähteestä, johon tekstissä on viitattu.
Kirjoita lähteet lähdeluettelossa aakkosjärjestykseen allekkain. Jos on esimerkiksi kaksi saman tekijän lähdettä samalta vuodelta 2009, ne on erotettava näin: 2009a ja 2009b sen mukaisesti, missä järjestyksessä ne mainitaan tekstissä.
Tarkempia tietoja kielenhuoltoasioista voi hakea seuraavilta Internet-sivuilta:
Kirjoittajan ABC-kortti https://webcgi.oulu.fi/oykk/abc/
Kotimaisten kielten keskus: kieli- ja nimitestit https://www.kotus.fi/ohjeet/kieli-_ja_nimitestit
Kirjastossa on useita hyviä kielioppaita, esimerkiksi: