Skip to main content

Aineistonhallinnan opas Karelia-ammattikorkeakoulussa: TKI-hankkeen tulosten hallinta

Avoin TKI-toiminta ammattikorkeakouluissa - aineistonhallinnan opas Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien käyttöön.

TKI-hankkeen tulokset

Tietojen laadun vaaliminen on keskeinen hyvän tutkimustiedon hallintatavan vaatimuksista. Hyvän tutkimustiedon hallintatavan tuloksena tietoja ei asiattomasti muuteta, tiedot eivät vahingoitu tai häviä käsittelyprosessin aikana ja tietojen virheettömyyteen ja laatuun voidaan luottaa. Nämä ovat itseisarvoja, joista ei tule aiheettomasti tinkiä. Tietojen laatua ja virheettömyyttä varmistavat toimenpiteet tulee kuitenkin aina suhteuttaa tiedon merkitykseen ja tärkeyteen. Mitä tärkeämpi tieto, sitä enemmän kannattaa panostaa sen laatuun ja virheettömyyteen. Tietojen käyttötarkoitus ohjaa niiden hallintaa ja huolellinen dokumentointi ja kuvailu on tärkeää. - See more at: http://avointiede.fi/mita-avoimuus-on#sthash.7IgiEqqw.dpuf

 

 

TKI-hankkeissa kerätyn aineiston säilyttämiseen tulee kiinnittää huomiota, jotta kerättyä aineistoa voidaan tarvittaessa jatkokäyttää. Säilyttämisellä varmistetaan, että aineistot ovat löydettävissä, ymmärrettävissä ja käytettävissä. Liian usein aineistot ovat yksittäisten tutkijoiden tai projektihenkilöiden muistitikuilla, kovalevyillä tai kansioissa, jolloin niitä ei pystytä hyödyntämään hankkeen jälkeen ja asianosaisten tietoturva vaarantuu.

 

Karelian aineistonhallintaprosessin ohjeistus valmistuu syksyn 2019 aikana.

Datan kuvailu - metadata

Metatieto (metadata) on tietoa tiedosta. Sillä kuvataan tutkimusaineiston tarkoitus, synty, sijainti, tekijät ja käyttöehdot. Metadataan voi sisältyä myös koodien selityksiä, tietoa käytetyistä ohjelmista ja datan analyysista. Metadataa on käytännössä kaikki se tieto, mikä on tarpeellista tutkimusaineiston sisällön ymmärtämiseksi, verifioimiseksi ja mahdollisen uudelleenkäytön arvioimiseksi.

Ilman metatietoja aineistot eivät ole haettavissa eivätkä löydettävissä. Metatiedon merkitystä voi verrata esim. tutkimuksen tiivistelmään, jota ilman käyttäjän on vaikea saada kokonaiskuvaa tutkimuksen sisällöstä ja arvioida tiedon merkitystä.
Metatieto auttaa myös aineistoon viittaamisessa.

  • Kuvaileva metatieto kuvaa aineiston sisältöä ja luonnetta, esim. kuten nimi, tekijä, aiheet, avainsanat, kustantaja
  • Hallinnollinen metatieto aineiston hallinnan tekniset vaatimukset ja käyttöehdot
  • Rakenteellinen metatieto kuvaa tutkimusaineiston rakennetta ja sen järjestystä

Pysyväistunnisteet (esim. URN, DOI, ORCID) ovat tärkeää metatietoa. Ne ovat uniikkeja tunnuksia, joilla yksilöidään esim. julkaisuja, henkilöitä ja tutkimusaineistoja. Niillä varmistetaan myös verkkolinkkien toimivuus. Jotkut palvelut, kuten Etsin ja IDA, generoivat tunnisteen automaattisesti.

"Laadukas metatieto on tutkimusaineiston käyntikortti, jonka tutkija voi antaa tutkimusaineistostaan siitä kiinnostuneille"
Lähde: Avoin tiede ja tutkimus: käsikirja

Tutkimusaineistojen ja -datan säilytystarpeen arviointi

Tutkimusaineistojen säilytyttämistä ohjataan datapolitiikalla. Säilytystarpeeseen ja -tapaan vaikuttavat myös rahoittajien vaatimukset, yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset sekä eettiset ja lainsäädännölliset tekijät.  Lisäksi tutkimusjulkaisun kustantaja (esim. Nature, PLoS) voi vaatia, että tutkimuksen pohjana oleva aineisto on avoimesti saatavissa.

Säilytystarvetta ja –tapaa voi arvioida myös seuraavilla kriteereillä:

  • aineiston laatu: virheettömyys, aitous, väärentämättömyys, sisäinen ristiriidattomuus, kattavuus, ajantasaisuus, oikeellisuus ja käyttökelpoisuus
  • potentiaaliset käyttäjät
  • aineiston tieteellinen arvo
  • aineiston historiallinen arvo
  • uutuusarvo
  • kaupallinen potentiaali
  • ainutlaatuisuus
  • pitkittäistutkimuksen tarve
  • soveltuvuus uusiin käyttötarkoituksiin
  • onko aineiston kerääminen helposti toistettavissa vai onko se hankalaa tai jopa mahdotonta
  • aiheuttaako vastaavan aineiston kerääminen merkittäviä kustannuksia
  • mitä kustannuksia aineiston tuhoamisesta koituu
  • onko aineistosta mahdollista tehdä uusia analyysejä
     

Säilystarpeen arviointi liittyy kiinteästi tutkimusaineiston säilytyspaikan valintaan ja aineiston mahdolliseen avaamiseen. Em. mainitut kriteerit auttavat hahmottamaan, minkä tasoinen tallennus on tarpeen. Riittääkö, että data on tutkijalla itsellään, säilytetäänkö se organisaation data-arkistossa vai onko se tarpeen tallentaa joko kansalliseen tai kansainväliseen data-arkistoon.

 

Data-arkiston voi olla yleinen tai tieteenalakohtainen. Sen valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota mm. arkiston ylläpitäjän maineeseen ja luotettavuuteen, turvallisuuteen, säilytysaikaan ja muihin säilytysehtoihin sekä käytön tilastointiin.

Etsin - tallenna tutkimusaineistosi metatiedot

Etsin on kansallinen avoimen tieteen ja tutkimuksen palvelu, jolla voi sekä kuvailla tutkimusaineistoja että etsiä niitä. Palveluun kirjaudutaan Haka-tunnuksella.

Etsimessä on valmiina metatietojen tallennusformaatti ja se generoi automaattisesti aineistoille pysyvän tunnisteen. Tunnisteen avulla voi linkittää aineiston esimerkiksi julkaisuun tai ansioluetteloon.


Anonymisointi

Tieto on tunnisteellista, jos sen perusteella voidaan suoraan tai tietoja yhdistelemällä tunnistaa yksittäinen henkilö. Tutkimusaineiston tunnisteet jaetaan yksilöiviin ja epäsuoriin tunnistetietoihin.

  • Suoria tunnistetietoja ovat mm. nimi, osoite, henkilötunnus, syntymäaika, ihmisen ääni ja kuva.
  • Epäsuoria tunnisteita ovat mm. kotipaikkakunta ja asuinalue, koulutus, työpaikka ja perheen koostumus.

Anonymisointi tarkoittaa tunnisteiden poistamista aineistosta. Aineisto voidaan anonymisoida, jos tutkimusaineisto on jatkokäytössä järkevästi analysoitavissa ilman tunnisteita eikä muitakaan tutkimuksellisia perusteita tunnisteiden säilyttämiseen ole. Tutkittavan suostumuksella aineisto voidaan säilyttää jatkotutkimuksiin myös tunnisteellisena.

Anonymisointi on suunniteltava huolellisesti ja tapauskohtaisesti. Hyvä ohjeistusta anonymisoinnista löytyy Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjasta ja Tietoarkiston videoista

Vain anonymisoitua tietoa voidaan luovuttaa avoimeen käyttöön.

http://www.karelia.fi/fi/tutkimus-kehitys/avoin-tiede-ja-tutkimus